Je nás 50 a máme mít procesy jako korporát?

Má mít i malá firma pod kontrolou své procesy? Jak získat zaměstnance pro aktivní účast k popisu a řízení procesů?

Volal mi pán z firmy, podle které píšu případovou studii. Jednatel ho zařadil do týmu, který nastavuje firemní procesy. Potřeboval se seznámit s metodikou a s naším  programem ATTIS. A neopomněl si povzdechnout, že ve firmě, která má 50 lidí, jsou procesy zbytečnost. Jsou jen pro korporáty, protože 50 lidí vždycky nějak domluví.

Problém ale je, že to „domlouvání“ probíhá opakovaně, bez systémového řešení a všechny aktéry připravuje o drahocenný čas.

Pominu celkový přístup ke komunikaci změny, chybějící strategii i lehce direktivní manažerský styl pana jednatele. Zkusím znovu zrekapitulovat, proč mohou být procesy užitečné:

1. Cokoli firma produkuje je výsledkem činností nikoli struktur

Zařadíte-li člověka do organizační struktury a vymezíte mu odpovědnosti a pravomoci, tak to ještě nic neznamená. Věci se začnou dít, až tenhle člověk začne vyvíjet činnost a produkovat výsledky. Organizační struktura mu neřekne, jak navazuje na další kolegy, kdo mu poskytuje vstupy, komu předává výstupy. Není tedy logické místo organizační struktury řídit přímo činnosti, které mají být udělány?

2. Nejlepší je takový úkol, který jste nikdy nemuseli zadat

Zdánlivě nejjednodušší formou řízení činností je úkolování. Znám majitele výrobní firmy s obratem více než 100 mil. Kč, který mistrům každé ráno rozdá papírky s úkoly. Odpoledne si poznamená výsledky a přes noc připravuje úkoly na další den. Není sám, proto se také množí programy, které papírky převádí na data – řídí úkoly. Stále je to ale pracné a neefektivní – vyžaduje to pravidelnou kontrolu a zapojení manažera a také vysokou míru nejistoty pro podřízené.

Otázka zní: „Jak to zařídit, aby lidé sami věděli, co mají dělat bez toho, aby museli být neustále úkolováni?“. Odpověď – delegujte tak, aby i lidé na výkonné úrovni včas věděli, jaké činnosti budou vykonávat – neřiďte jednotlivé činnosti, ale jejich uspořádané celky – děje.

3. Uspořádané soubory činností lze řídit jako procesy nebo jako projekty

Ve všech firmách lze nalézt soubory činností, které lze dopředu promyslet a vytvořit pravidla, podle kterých mají být prováděny. Ty, které jsou vykonány pouze jednou, nazýváme projekty, ty které probíhají opakovaně jsou známy jako procesy. Procesy i projekty jsou uspořádané soubory činností, které poskytují užitek konkrétnímu zákazníkovi. Procesy se opakují, proto je možné je trvale zlepšovat. K tomu ale musí být vhodně popsány, měřeny a hodnoceny a dovedeny k lidem, kteří je vykonávají.

4. Dobře řízené procesy snižují operativní zátěž manažerů, podporují spolupráci a umožňují lidem vyšší zapojení do zlepšování a zjednodušování vlastní práce.

Procesní model lidem přesně definuje, jaké činnosti a v jakých situacích mají vykonávat a jak mají vzájemně spolupracovat. Dobře nastavená procesní pravidla umožňují přímou komunikaci a spolupráci na úrovni výkonných pracovníků. Nevyžadují neustálou kontrolu manažerem. Je to přesně naopak. Manažeři mají dbát o správné nastavení procesů a řešení případných nestandardních situací, jinak by ale do výkonu práce svých podřízených měli zasahovat co nejméně.

5. Procesní model zachycuje firemní know-how a zaručuje opakovatelnost procesů

Chce-li malá firma přežít, musí mít základní životní funkce stejné, jako firma velká. Musí mít živou strategii, věnovat se marketingu, řídit rizika, monitorovat svůj výkon a provádět potřebné korekce. Dělá spoustu věcí, které zdánlivě přímo nesouvisí s jejím hlavním byznysem. Malé firmy také nemají specialisty nebo specializovaná oddělení. Jejich manažeři musí zvládat více disciplín a musí to dělat efektivně. Proto je důležité dobře nastavit a řídit procesy i pro „nebyznysové“ funkce firmy. Pokud se například strategie aktualizuje jednou za rok, málokdo si pamatuje, jak přesně to před rokem probíhalo a jaké byly problémy. Proces vás i po roce povede krok za krokem.

Vtipné bylo, že pán svůj telefonát končil slovy „za rok jdu do důchodu, tak už to tady bez těch procesů vydržím“. Odpovídá za uvádění nových produktů na trh – včetně zkoušek a certifikací. Nic jednoduchého. Jak bude postupovat jeho nástupce je mu zřejmě úplně lhostejné.

Autor: Roman Fišer