Implementace systému Řízené dokumentace pro MMR ČR

Naše řízená dokumentace je štíhlá, aktuální a on-line dostupná pro všechny zaměstnance, kteří ji potřebují ke své práci

Ministerstvo pro místní rozvoj realizovalo komplexní projekt implementace řízení kvality. Jeho součástí byla i optimalizace celého systému řízení dokumentace. Na počátku projektu vedlo MMR ve svých úložištích více než 4000 nejrůznějších řídicích dokumentů. Nebyl zaveden jednotný systém přezkumu a aktualizace dokumentů. Cílem projektu proto bylo přezkoumat a zeštíhlit řízenou dokumentaci MMR, rozhodnout o závaznosti jednotlivých dokumentů pro konkrétní skupiny zaměstnanců a zavést IT podporu pro aktualizaci a publikování dokumentů.

 Jaké bylo zadání?

Celý řešení pro řízenou dokumentaci mělo ze strany MMR jasnou vizi. Vybraný software měl plně podpořit revizi několika tisíc dokumentů, umožnit jejich přezkoumání z pohledu aktuálnosti, určit pro ně garanty a zpracovatele a zajistit transparentní aktualizaci a publikování přesně stanoveným cílovým skupinám. Cílem bylo, aby každý zaměstnanec MMR používal pouze ty řídící dokumenty, které se týkají jeho pracovního místa, měl je dostupné on-line a jednoduchým způsobem se mohl seznamovat s jejich změnami a aktualizací. V rámci celého systému řízení kvality pak bylo třeba zajistit, aby řízení dokumentace byla propojena s procesy z důvodu postupného nahrazování textových dokumentů elektronizovanými procesními modely.

Proč právě ATTIS?

ATTIS poskytuje integrované řešení řízení dokumentace a řízení procesů již v základní nabídce. Současně umožňuje využít procesní role k tomu, aby specifickým skupinám zaměstnanců přiřadil řídící dokumenty, které jsou pro ně závazné. Toto řešení umožňuje, že zaměstnanci nemusí pročítat všechny řídící dokumenty organizace, ale pracují jen s těmi, které se jich bezprostředně týkají. ATTIS byl vybrán také proto, že kromě řízení dokumentů a řízení procesů nabízí další moduly, které pokrývají všechny požadavky pro řízení kvality v rozsahu stanoveném závazným vládním metodickým pokynem.

Štíhlá řízená dokumentace, která je aktuální a on-line dostupná pro všechny zaměstnance, kteří ji potřebují ke své práci

V první fázi implementace byly odsouhlaseny rozsáhlé zákaznické úpravy ATTISu, tak aby plně podporoval provedení přezkumu více než 4000 dokumentů. Všechny dokumenty byly staženy do databáze ATTIS. Dodavatel provedl zákaznické úpravy, které usnadňovaly práci týmu, který prováděl přezkum. Výsledem bylo snížení počtu evidovaných platných řídících dokumentů z původních více než 4000 na konečných 160. Pro všechny dokumenty byly stanoveny role zpracovatelů a garantů. Bylo implementováno automatické sledování platnosti a účinnosti dokumentů i zasílání notifikací odpovědným osobám po uplynutí lhůty k přezkoumání. Navázáním na příslušné procesní role byla stanovena závaznost dokumentů pro konkrétní skupiny zaměstnanců. Každý zaměstnanec má své závazné dokumenty on-line přístupné ze své osobní stránky, kam jsou mu také zasílány informace o změnách a úkoly k prokazatelnému seznámení s novými nebo aktualizovanými dokumenty.

„Pro externí kontrolu jsme potřebovali vyhledat řídící dokumenty, které se týkaly konkrétní agendy MMR. Dříve by to byla práce minimálně na dva dny. S ATTISem to zabralo necelých deset minut. Navíc máme jistotu, že jsme nic důležitého nepřehlédli“.

Pracovnice interního auditu MMR